Come organizzare un evento aziendale: i consigli degli esperti

Organizzare un evento aziendale è molto più facile a dirsi che a farsi. A partire dalla definizione stessa: perché se tutti pensano di sapere, almeno in teoria, cosa sia un evento aziendale, di fatto serve una buona programmazione e organizzazione di base per assicurarsi di non trascurare passaggi e dettagli fondamentali. Organizzazione che se dovrai organizzare un evento aziendale per il tuo “capo” ti eviterà di commettere errori grossolani.

Due le domande a cui rispondere prima di comprendere come organizzare un evento commerciale o finalizzato alla socializzazione all’interno della vostra azienda:

• quale tipo di evento aziendale voglio organizzare?

• perché voglio organizzare un evento aziendale?

Ma prima d’impelagarci in discussioni più complesse cerchiamo di definire nel miglior modo possibile che cosa è un evento aziendale. Possiamo definire un evento aziendale come un incontro dedicato alle persone che lavorano nella stessa azienda.

Una definizione corretta ma probabilmente riduttiva. All’interno della grande gamma degli eventi aziendali è possibile individuare diversi eventi, suddivisi per ruolo aziendale dei partecipanti, per obiettivi che si vogliono raggiungere e per diversi stili di comunicazione e cosi via.

Chiarita la definizione stessa di evento aziendale possiamo prendere in esame il perché organizzare un evento aziendale!

Diciamolo subito. Organizzare un evento, ancora di più un evento aziendale, senza aver nulla d’importante da comunicare è una grandissima perdita di tempo nonché uno spreco di risorse.

La prima domanda che dobbiamo porci quando ci troviamo nel dubbio se organizzare o meno un evento è “ho un prodotto valido da poter vendere o uno scopo utile da raggiungere?” Se la risposta è SI allora possiamo passare ad analizzare i diversi step necessari per organizzare un evento aziendale perfetto.

Briefing. Nasce tutto dal briefing pre-evento, è in questa fase che il “cliente” ci fornirà tutte le linee guida considerate indispensabili.

Budget. Il budget a disposizione per un evento determina tutto. Se non abbiamo possibilità d’influenzare la cifra a nostra disposizione per l’organizzazione dell’evento e/o modificare le voci di spesa in corso d’opera, dovremmo gioco forza modellare l’evento sul budget iniziale cosi da avere fin da subito ben chiaro quale tipo di evento sarà possibile realizzare.

Team. Quali sono le professionalità con cui vogliamo lavorare per organizzare un evento? Non possiamo fare tutto da soli, ognuno di noi ha delle competenze professionali specifiche, scegliere i migliori collaboratori per portare avanti un progetto sarà fondamentale per la buona riuscita della stesso.

Location dell’evento. Una volta deciso quale tipi di evento si vuole organizzare sarà gioco forza necessario scegliere la location dove svolgerlo. Nel caso di un evento aziendale è fondamentale la capacità d’individuare la sede congressuale migliore. Per questo esiste il motore di ricerca più completo presente sul web, il Venue-Finder di MeetingeCongressi.com, utilizzato ogni giorno da centinaia e centinaia di meeting planner in cerca delle sedi per i propri eventi. Filtra i risultati secondo le tue necessità, fai la tua selezione di location e chiedi loro i preventivi.

Check list, coordinate e fornitori. Redigi, aggiorna e spunta con attenzione una vostra personale check list dell’evento. Nulla può essere lasciato al caso: la data prescelta (controllate che non sia in concomitanza con qualche grande evento che potrebbe ‘disturbare’ il vostro) e la sua durata giusto per fare due esempi che spesso vengono trascurati non sono secondarie al successo dell’evento stesso.

Format, storytelling, creatività. Un evento aziendale che si rispetti deve essere sì il più interessante possibile per i suoi contenuti ma deve anche essere in grado di suscitare emozioni e un certo grado di memorabilità. L’importante è che le attività creative che decidiamo di mettere in pratica siano coerenti con gli obiettivi stessi dell’evento.

Social engagement. Organizzare un evento nell’era della digital comunication richiede delle competenze professionali specifiche in diversi settori. Creare un hashtag ad esempio sarà un buon modo per coinvolgere i partecipanti, aiuterà la creazione di una comunità di utenti interessati e permetterà di migliorare la memorabilità dell’evento. Il consiglio, se è previsto un budget per questo tipo di voci, è quello di affidare tutta la Vostra comunicazione a un esperto. Un addetto stampa che sappia destreggiarsi anche con i nuovi strumenti della comunicazione digitale, oltre che con le classiche tecniche di scrittura, potrà risolvervi più di un problema nel corso del vostro lavoro di organizzatore di eventi.